Với sự phát triển trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp đang ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết trong việc xử lý thông tin, cung cấp thông tin để doanh nghiệp luôn có những quyết định đúng đắn nhất, nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất.

Là một Chủ doanh nghiệp, một Giám đốc tài chính, hay Kế toán trưởng bạn luôn đứng trước rất nhiều thử thách và áp lực công việc cao. Để giải quyết cho bài toán khó và hóc búa này thì việc áp dụng công nghệ thông tin là một giải pháp chiến lược mà bạn cần phải có.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin , các chủ doanh nghiệp, các giám đốc điều hành hay các cơ quan chức năng sẽ có được đầy đủ những thông tin cần thiết về kinh tế, tài chính của doanh nghiệp bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào.

Để góp phần giải quyết những vấn đề khó khăn, vướng mắc cũng như những băn khoăn cho các doanh nghiệp trong việc lựa chọn và ứng dụng chương trình máy tính vào công tác kế toán và công tác quản lý, đề tài “Chương trình trợ giúp công tác kế toán trên máy tính” đã được chọn làm đề tài nghiên cứu và ứng dụng của Công ty TNHH Công nghệ TVL.

Qua quá trình khảo sát thực tế, phân tích nghiệp vụ, tối ưu hoá các quá trình xử lý thông tin và lựa chọn công nghệ thích hợp, hệ chương trình Kế toán trên máy tính đã được xây dựng và ngày càng hoàn thiện, đáp ứng được yêu cầu của các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình (sản xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ, xây dựng,…) với định hướng phát triển dài hạn, phối hợp Chuyển giao – Đào tạo – Phát triển. Chương trình được xây dựng trên nền công nghệ tiên tiến, đáp ứng được quy mô rộng, có khả năng tổng hợp, truy cập thông tin từ xa, đảm bảo đầu tư có hiệu qủa lâu dài.

– Tính dễ sử dụng:

Chương trình được thiết kế thông minh khiến cho người sử dụng dễ làm quen, dễ sử dụng. Kế thừa các tính năng thao tác trong Windows. Các giao diện có tính thống nhất cao cũng như các thao tác nhập liệu nhất quán và được bố trí thuận tiện nhất, giúp người sử dụng dễ nhớ, dễ thao tác trong quá trình nhập liệu.

– Tính tự động hóa và chính xác cao:

Mỗi chứng từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ kế toán nào, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời điểm.

Phần mềm kế toán có tính chính xác giúp nhân viên kế toán, kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Việc tăng tính minh bạch do áp dụng phần mềm kế toán cũng đồng thời hạn chế những rủi ro liên quan đến sự gian lận trong công ty.

– Tính bảo mật số liệu:

Phân quyền sử dụng cho từng người, phân quyền cho từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập cho từng người sử dụng từ khâu đăng nhập chương trình, nhập liệu đến khâu xem các báo cáo.

– Tính an toàn của dữ liệu:

Chương trình luôn tự động sao chép dữ liệu dự phòng hằng ngày. Cho phép người sự dụng chủ động trong việc sao chép và lưu trữ dữ liệu một cách dễ dàng qua các công cụ mà chương trình hỗ trợ sẵn.

– Tính linh hoạt và mềm dẻo:

Tình trạng kinh doanh luôn biến động về quy mô, về ngành nghề, về loại hình, về cách thức quan lý, về phương thức kinh doanh, về cách thức hạch toán, . . . Do vậy chương trình được thiết kế với tính năng mở rộng nhằm đáp ứng được các nhu cầu trên.

– Tính năng cảnh báo:

Chương trình có một hệ thống cảnh báo hết sức linh hoạt cho số dư từng tài khoản kế toán, tồn kho cho từng vật tư hay từng số dư công nợ của từng khách hàng, cảnh báo hóa đơn đã được nhập. Nâng cao khả năng kiểm soát và tính quản trị của hệ thống kế toán.

– Chế độ đa nhiệm:

Cho phép nhiều người cùng lúc nhập liệu với các loại chứng từ khác nhau thông qua mạng nội bộ (LAN), nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ hệ thống kế toán trong công ty.

– Khả năng hợp nhất dữ liệu:

Đối với các công ty có nhiều chi nhánh, khả năng hợp nhất các dữ liệu từ các chi nhánh để có các báo cáo cho toàn bộ hệ thống là cần thiết. Do đó chương trình cung cấp một quy trình từ động để hợp nhất các dữ liệu, dễ dàng cập nhật mà không cần có bất kỳ động tác nhập lại nào.

– Cách nhập số liệu:

Chương trình cho phép kế toán định khoản nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ, giúp kế toán dễ dàng hạch toán cho các chứng từ có phát sinh đến nhiều tài khoản liên quan. Chương trình luôn luôn kiểm soát số cân bằng số phát sinh nhằm hạn chế sai sót trong nhập liệu.

– Hệ thống vật tư – hàng hoá, tài sản cố định, công nợ, doanh thu:

Cho phép bạn theo dõi chi tiết đến từng vật tư hàng hoá, đến từng đầu tài sản, công nợ của khách hàng được thep dõi một cách chặt chẽ nhất mà chương trình cung cấp cho bạn. Doanh thu của từng mặt hàng hay từng khách hàng sẽ được chương trình thống kê cho bạn bằng các báo biểu mang tính chất quản trị cao. Hỗ trợ sử dụng mã vạch trong quản lý vật tư, bán hàng.

– Hệ thống báo cáo:

Cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. Cung cấp cho bạn các loại sổ chi tiết về hàng tồn kho, về tài sản cố định, công nợ, doanh thu, các báo cáo thuế GTGT hàng tháng. Các báo cáo quyết toán thuế.

– Công cụ tìm kiếm:

Chương trình cung cấp cho bạn các truy vấn tìm kiếm chứng từ kế toán một cách dễ dàng theo các tiêu chí như: theo tài khoản phát sinh, số tiền phát sinh, theo mã vật vật tư, mã khách hàng khách hàng, mã tài sản, số hoá đơn hoặc số chứng từ, theo tên người sử dụng nhập.

– Đa ngôn ngữ, đa tiền tệ:

Đối với các công ty liên doanh có sử dụng hệ thống tài khoản Việt Nam, phần mềm kế toán có phiên bản song ngữ Anh – Việt. Giao diện và báo cáo cho hiện thị bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh do người sử dụng tùy chọn tại mọi thời điểm. Cho phép theo dõi ngoại tệ song song với đơn vị tiền tệ chính.

Nội dung chi tiết của chương trình kế toán TVL

• Kế toán vốn bằng tiền

+ Chức năng:

– Theo dõi thu chi cho từng quỹ, từng loại tiền gửi ngân hàng.

– Theo dõi nhiều loại tiền tệ cho tiền tại quỹ và tiền gửi ngân hàng.

– Cho biết ngay số dư tức thời tại mọi thời điểm.

– Cho phép nhập nhiều hoá đơn trên cùng 1 phiếu thu hay phiếu chi

– Cảnh báo khi số dư tại quỹ bị âm.

+ Báo cáo:

– Cho phép in phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi trên máy tính

– Cho xem các báo cáo về tồn quỹ hằng ngày, các sổ chi tiết theo dõi nguyên tệ.

– Bảng kê thu tiền, bảng kê chi tiền.

– Nhật ký thu tiền , nhật ký chi tiền

– Bảng kê thu tiền ngân hàng, chi tiền ngân hàng

• Kế toán vật tư hàng hoá

+ Chức năng:

– Cho phép lựa chọn các phương pháp xuất kho : Bình quân, Đích danh, FIFO, LIFO.

– Tự động xuất kho giá vốn hàng bán.

– Mua hàng nhập khẩu.

– Mua hàng nhập kho – trả tiền ngay.

– Mua hàng nhập kho – ghi nhận nợ.

– Mua hàng nhập kho – trả tiền – ghi nhận nợ.

– Mua hàng nhập kho và xuất thẳng (dành riêng cho các công ty xây dựng)

– Nhập kho hàng khuyến mãi.

– Xuất kho gửi đi bán.

– Xuất kho lưu chuyển nội bộ từ 1 kho đến 1 kho hay đến nhiều kho

– Xuất dùng cho sản xuất.

– Xuất kho khuyến mãi

– Xuất dùng cho văn phòng.

– Hàng bán bị trả lại.

– Cảnh báo khi xuất hàng quá số lượng tồn kho

– Tính lại giá xuất kho vào cuối kỳ kế toán: Theo bình quân di động hoặc bình quân cuối kỳ.

+ Báo cáo:

– Cho in các phiếu nhập kho, xuất kho.

– Các thẻ kho, sổ chi tiết vật tư hàng hoá.

– Báo cáo nhập – xuất – tồn của từng kho, toàn bộ kho .

– Báo cáo nhập – xuất – tồn theo từng tài khoản.

– Báo cáo nhập – xuất – tồn theo nguồn nhập, xuất.

– Báo cáo nhật ký mua hàng.

– Báo cáo nhập – xuất – tồn theo từng nhóm vật tư, hàng hoá.

– Báo cáo xuất theo đối tượng.

– Bảng kê lưu chuyển nội bộ.

– Bảng kê xuất theo sản phẩm.

– Bảng kê xuất theo tài khoản.

– Bảng tổng hợp tồn kho.

– Kết xuất ra Excel đúng mẫu.

• Kế toán tài sản cố định

+ Chức năng:

– Danh sách tài sản cố định được theo dõi với dạng hình cây.

– Trích khấu hao tài sản cố định tự động cho tài sản cố định hưu hình, vô hình, thuê tài chính.

– Tăng tài sản cố định trong kỳ (Mua sắm mới, góp vốn, đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành, nhận chuyển nội bộ từ đơn vị khác,…).

– Giảm tài sản cố định (Thanh lý, nhượng bán, góp vốn, điều chuyển nội bộ từ đơn vị khác,…).

– Đánh giá lại tài sản (Đánh giá tăng, đánh giá giảm, tăng thêm chi tiết).

+ Báo cáo:

– Cho in phiếu tăng giảm tài sản cố định.

– Sổ tài sản cố định.

– Sổ khấu hao chi tiết, khấu hao tổng hợp.

– Sổ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ tài sản cố định.

– Sổ tăng tài sản cố định, đánh giá tăng tài sản cố định.

– Sổ giảm tài sản cố định, đánh giá giảm tài sản cố định.

– Sổ chi tiết phân bổ khấu hao.

– Sổ tổng hợp phân bổ khấu hao.

• Kế toán công nợ

+ Chức năng:

– Thanh toán công nợ cho nhân viên.

– Công nợ nội bộ giữa các thành viên.

– Thanh toán công nợ cho từng khách hàng.

– Thanh toán công nợ theo từng hoá đơn đầu vào, đầu ra cho từng khách hàng.

– Theo dõi thời hạn thành toán cho từng hoá đơn.

– Các bút toán cấn trừ công nợ.

– Theo dõi theo đối tượng hợp đồng.

+ Báo cáo:

– Sổ chi tiết công nợ khách hàng.

– Sổ chi tiết đối tượng thanh toán.

– Chi tiết công nợ khách hàng .

– Tổng hợp công nợ khách hàng.

– Sổ tổng hợp số dư công nợ (theo ngoại tệ).

– Bảng cân đối công nợ.

– Bảng đối chiếu công nợ.

– Bảng đối chiếu công nợ theo hóa đơn.

– Danh sách hợp đồng mua vào, bán ra.

• Kế toán bán hàng

+ Chức năng:

– Doanh thu (dịch vụ, hàng hoá,thành phẩm) – thanh toán ngay.

– Doanh thu (dịch vụ, hàng hoá,thành phẩm) – ghi nhận nợ.

– Doanh thu (dịch vụ, hàng hoá,thành phẩm) – thanh toán – ghi nhận nợ.

– Giảm giá hàng bán.

– Chiết khấu thương mại.

– Hàng bán bị trả lại.

+ Báo cáo:

– Cho phép in hoá đơn trực tiếp trên máy tính (của bộ tài chính hay đặc thù của doanh nghiệp).

– Sổ tổng hợp doanh thu mặt hàng, theo từng khách hàng, toàn bộ khách hàng, theo thuế VAT, theo kho hàng.

– Sổ chi tiết doanh thu – giá vốn.

– Sổ tổng hợp doanh thu – giá vốn.

– Sổ chi tiết doanh thu bán hàng mẫu 1, mẫu 2.

– Sổ chi tiết bán hàng.

– Sổ nhật ký bán hàng.

• Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

+ Chức năng:

– Theo dõi chi phí cho từng công trình, từng đơn đặt hàng, từng sản phẩm.

– Trợ giúp tính giá thành cho các công ty xây dựng, các công ty sản xuất theo đơn đặt hàng, theo định mức (theo hàng tháng).

– Trợ giúp phương pháp tính giá thành theo phương pháp tập hợp giá thành theo đối tượng, theo định mức.

– Tuỳ theo từng loại hình của doanh nghiệp mà chương trình có thể sửa đổi theo yêu cầu của doanh nghiệp.

+ Báo cáo:

– Bảng tính giá thành cho công trình sản phẩm

– Chi tiết chi phí cho từng công trình sản phẩm.

– Chi phí và kết quả kinh doanh cho sản phẩm.

– Kết quả kinh doanh theo công trình sản phẩm.

– Các báo cáo về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Kế toán tổng hợp

+ Chức năng:

– Các bút toán kết chuyển cuối kỳ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu chi phí, kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Thực hiện các bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp.

– Các bút toán điều chỉnh.

– Chuyển số dư sang năm mới sau khi kết thúc niên độ kế toán.

– Tổng hợp số liệu từ các đơn vị thành viên, cho ra báo cáo hợp nhật của toàn công ty.

– Kiểm tra nhập xuất tồn.

– Kiểm tra hệ thống tài khoản.

+ Báo cáo:

– Sổ nhật ký chung.

– Số chứng từ ghi sổ.

– Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

– Bảng cân đối số phát sinh.

– Bảng cân đối số phát sinh bàn cờ.

– Bảng kê phát sinh chi tiết.

– Bảng kê số dư chi tiết.

– Bảng phát sinh nợ, phát sinh có cho từng tài khoản.

– Các bảng nhật ký chứng từ, bảng kể chứng từ.

– Các sổ cái tài khoản (theo hình thức nhật ký chung, chứng từ ghi sổ).

– Các sổ chi tiết tài khoản (theo đối ứng các tài khoản, theo nhóm đối ứng).

– Bảng cân đối kế toán.

– Lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp).

– Thuyết minh báo các tài chính.

– Báo cáo kết quả kinh doanh.

– Báo cáo thuế GTGT .

– Kết xuất ra Excel chuyển lên HTTK.

– Các báo cáo quyết toán thuế.